« Utilisateur » :  désigne indépendamment tout utilisateur du Portail Locataire, locataire de la SEMAC, ayant accepté les CGU du Portail Locataire.

« Compte » : espace dédié à l’Utilisateur auquel il accède à partir du Portail Locataire en utilisant son Identifiant, lui permettant d’accéder à certaines informations et d’effectuer certaines actions.

« Identifiant » : terme désignant le mail renseigné par l’Utilisateur et le mot de passe choisi pendant l’étape de création du Compte, permettant de reconnaître l’Utilisateur et d’autoriser l’accès à son Compte.

« Données personnelles ou Données » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une "personne physique identifiable" une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Responsable de traitement » : la personne morale (entreprise, commune, etc.) ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un Traitement de Données personnelles, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser, à savoir la SEMAC.

« Traitement de Données personnelles ou Traitement de Données » : désigne une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des Données personnelles, que ce soit sur support informatique ou papier.

« Personne Concernée » : personne physique identifiée ou identifiable dont les Données Personnelles sont Traitées.

« Réglementation Applicable » : toute réglementation applicable aux Données personnelles et en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des Données personnelles et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD) ainsi que la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Identité et coordonnées du Responsable de traitement, 

La SEMAC, 16b résidence Le Manchy - Rue Leconte de Lisle - 97470 - Saint-Benoît, est responsable des traitements réalisés dans le cadre du Portail Locataire.

Finalités

Les Données personnelles collectées et traitées par la SEMAC ont pour finalité de permettre à l’Utilisateur l’accès à son Compte et le fonctionnement des services associés (Cf. Article 8 de nos CGU).

Base légale

La base légale d’un Traitement de Données personnelles est ce qui autorise légalement sa mise en œuvre, ce qui donne le droit à un organisme de traiter des Données personnelles. On peut également parler de « fondement juridique » ou de « base juridique » du Traitement de Données.

Le Portail Locataire est un service de la SEMAC faisant partie intégrante du contrat de bail. Le Portail Locataire permet de gérer le dossier locataire, procéder au paiement en ligne du loyer, modifier le mode de paiement, de relever les avis d’échéance, de suivre l’état des sollicitations de l’Utilisateur. Le Traitement de Données opéré par la SEMAC s’inscrit donc dans le cadre de l’article 6 1) b) du RGPD en vertu duquel le Traitement de Données personnelles est licite s’il est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la Personne Concernée est partie.

Ainsi, le Traitement de Données a pour base juridique l’exécution des prestations proposées par le Portail Locataire.

Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données

Les informations traitées par la SEMAC sont toutes nécessaires et obligatoires. A défaut, vous ne pourrez accéder à votre Compte et bénéficier des services du Portail Locataire. En particulier, l'adresse électronique pourra être utilisée pour l'administration, la gestion et l'animation desdits services.

Données traitées

Pour chaque contrat de bail, la SEMAC procède à une création de Compte sur le Portail Locataire. Sont utilisés pour la création du compte : N° dossier locataire, mail, numéro de téléphone, nom, prénom. Ces données sont issues de notre progiciel de gestion locative.

Lors de l’activation du Compte, nous collectons les renseignements suivants :

• Nom/ Prénom
• Adresse électronique
• Age / Date de naissance
• Identité bancaire

Ces Données personnelles sont traitées uniquement après votre première connexion au Portail Locataire. Vos données ne sont en aucun cas transmises à des partenaires de la SEMAC (cf. article 7.4 « Destinataires des données collectées »).

Vos renseignements personnels sont collectés par le biais de formulaire, à savoir :

• Formulaire d’inscription au site Web/Application mobile
• Saisie de réclamation et demandes
• Accès à « Mon dossier » permettant de changer des données à caractère personnel : RIB, activités professionnels, numéro téléphone, adresse mail
• Attestation d’assurance du logement
• Ajout d’occupants du logement non-signataire du bail : coordonnées avec nom, prénom, date de naissance et lien de parenté.

Vos renseignements sont également collectés par le biais de l’interactivité pouvant s’établir entre vous et le Portail Locataire et ce, de la façon suivante :

• Contact
• Gestion du site Web/Application mobile (présentation, organisation)
• Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :
• Mise à jour des informations du logiciel de gestion du contrat locataire
• Traitement des demandes clients locataires

Les autres Données personnelles traitées par la SEMAC dans le cadre du Portail Locataire ont pour origine notre logiciel de gestion locative. Les catégories de Données traitées et de destinataires de Données, leurs durées de conservation sont en tous points conformes à celles définies par la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). A cette fin, l’Utilisateur est invité à consulter les Délibérations CNIL n°2014-122 du 3 avril 2014, n° 2014-123 du 3 avril 2014 et n°2014-124 du 3 avril 2014 et peut en demander une copie :

• Par email : dpo@territoires.re.
• Par courrier postal : SEMAC - A l’attention du DPO - 16 b résidence Le Manchy - Rue Leconte de Lisle - 97470 - Saint-Benoît.

Destinataire des données collectées

Les Données enregistrées sur le Portail Locataire alimentent directement notre progiciel de gestion locative. Elles sont traitées exclusivement par les employés habilités de la SEMAC et son prestataire de services Aareon (ci-après « Aareon »), éditeur du Portail Locataire. Aareon assure uniquement l’hébergement et la maintenance du Portail Locataire (pour en savoir plus sur Aareon, cliquez ici).

Dans le cas où la SEMAC serait saisie d'une demande de communication de Données par un organisme se prévalant d'une disposition légale, nous nous assurons du caractère obligatoire de la disposition invoquée et veillons à ne transmettre que les Données strictement nécessaires. Avant de transmettre les Données, la SEMAC s’engage à opérer une sélection pour s'assurer que le destinataire accède aux seules Données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la justification de la communication. Les Personnes Concernées ne peuvent s'opposer à ce type de transmission, dès lors que la disposition légale est contraignante.

Sous-traitant

La SEMAC a signé avec Aareon des clauses conformes à l’article 28 du RGPD. Ainsi, lorsque Aareon traite des Données pour le compte de la SEMAC, propriétaire du Portail Locataire, il s'engage à respecter les obligations qui lui incombent au titre de la Réglementation Applicable.

Aareon garantit notamment qu’il :

• N’agit que sur instructions documentées de la SEMAC ;
• N’utilise pas les Données personnelles pour son propre compte, ni pour d’autres fins que celles de l’exécution de son contrat de prestations de service ;
• Ne communique pas, ni ne cède les Données personnelles à des tiers non autorisés ;
• Sur demande la SEMAC, collabore à la réalisation de toute analyse d’impact et coopère avec les autorités de protection des données compétentes, notamment en cas de demande d’information ou de contrôle de la CNIL ;
• Ne communique à aucun moment les Données personnelles à une entité gouvernementale ou toute autre autorité y compris sur réquisition légale ou réglementaire, sans notification préalable à la SEMAC à moins qu'elle ne soit tenue d'y procéder en vertu du droit de l'Union européenne. Dans ce cas, Aareon informe la SEMAC de cette obligation juridique avant communication des Données, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public ;
• Ne recourt pas aux services d’un autre sous-traitant sans l’accord écrit préalable de la SEMAC qui peut s’opposer au recours à un nouveau sous-traitant en informant Aareon par tout moyen. En tout état de cause, Aareon doit conclure un contrat avec son sous-traitant comprenant des obligations au moins équivalentes à celles auxquelles il est tenu ;
• Collabore et assiste la SEMAC, en tenant compte de la nature du Traitement de Données personnelles, en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, afin de répondre aux demandes des personnes concernées en vue d'exercer leurs droits prévus par la Réglementation Applicable ;
• Met en œuvre toutes les mesures nécessaires techniques et organisationnelles pour assurer :
  • La sécurité physique et logique des Données personnelles contre toute atteinte intentionnelle ou non intentionnelle notamment les mesures requises en vertu des articles 32 à 36 du RGPD (« Section 2 Sécurité des données à caractère personnel ») ;
  • La confidentialité des Données personnelles en veillant notamment à ce que les personnes autorisées à traiter les Données personnelles s'engagent à respecter la confidentialité desdites Données afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
• Informe la SEMAC de toute faille de sécurité dans les 48h après en avoir pris connaissance et prend toutes les mesures nécessaires pour corriger celle-ci ;
• Selon le choix de la SEMAC, à l’issue de sa prestation de service supprime toutes les Données personnelles ou les restitue à la SEMAC sur le support convenu avec elle, et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l'Union européenne n'exige la conservation des données personnelles. Cette restitution ou destruction donnera lieu à l’établissement d’un procès-verbal daté et signé et remis à la SEMAC ;
• Met à la disposition de la SEMAC toutes les informations nécessaires pour permettre la réalisation d'audits, d’inspections, par la SEMAC ou un auditeur qu’aurait mandaté.

S’agissant des transferts de Données personnelles, Aareon s’engage à ne pas transférer les Données personnelles vers un pays hors de l’Espace Économique Européen sauf autorisation expresse de la SEMAC.

Durée de conservation des données

Les Données personnelles, enregistrées dans le Portail Locataire et notre progiciel de gestion locative, sont supprimées à compter du départ du locataire concerné ou, en cas de sommes restant dues, à compter du paiement complet des sommes dues à la SEMAC.

Les Données strictement nécessaires à l'accomplissement de ses obligations légales ou à la gestion d’un éventuel contentieux sont archivées par la SEMAC le temps nécessaire au respect de l'obligation en cause ou jusqu’à expiration des délais de prescription applicables.

Par ailleurs, la SEMAC est tenue d’archiver ces Données pour être en mesure de satisfaire à un contrôle de l’agence nationale de contrôle du logement social (ANCOL). Dans ce cas, les Données seront définitivement supprimées lorsque le contrôle ne pourra plus légalement s’opérer.

Concernant l’archivage des Données, la SEMAC s’engage :

• À procéder à un isolement des Données archivées au moyen d’une séparation logique (gestion des droits d’accès et des habilitations) pour les rendre inaccessibles aux employés de la SEMAC n’ayant plus d’intérêt à les traiter ;
• À limiter l’accès aux Données archivées aux seules personnes ayant un intérêt à en connaitre en raison de leurs fonctions.

Droits des personnes concernées

Les Personnes Concernées peuvent accéder aux données les concernant, les rectifier ou exercer leur droit à la limitation du traitement. Elles sont également informées de leur droit de retirer à tout moment son consentement ainsi que de leur droit à la portabilité, uniquement pour les Traitements de Données personnelles automatisés ayant comme fondement juridique le consentement préalable ou de l’exécution d’un contrat. Les Personnes Concernées disposent également du droit de s’opposer au traitement de leurs Données ou en demander l’effacement, sauf si elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat, au respect d’une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice pour la SEMAC.

Les Personnes Concernées peuvent exercer ces droits :

• Par email : dpo@territoires.re.
• Par courrier postal : SEMAC - A l’attention du DPO - 16 b résidence Le Manchy - Rue Leconte de Lisle - 97470 - Saint-Benoît.

L’Utilisateur qui demandera l’effacement de ses Données personnelles est informé qu’il ne pourra plus accéder aux services en ligne mis à disposition par le Portail Locataire.

Droit de donner des directives post mortem

Les Personnes Concernées ont la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données après son décès. Ces directives définissent la manière dont la Personne Concernée souhaite que soient exercés, après son décès, ses droits sur ses Données. La Personne Concernée peut transmettre ces directives en adressant un courrier ou un mail au DPO de la SEMAC, mentionnant en objet « Directives post mortem ». À tout moment, la Personne Concernée peut modifier ou révoquer ses directives.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si la Personne Concernée considère que ses droits ne sont pas respectés ou que la protection de ses Données n’est pas assurée conformément au RGPD, elle peut, à tout moment, introduire une réclamation directement sur le site Internet de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

Utilisation de cookies

Dans le cadre de l’utilisation et de la navigation sur le Portail Locataire, la SEMAC est susceptible d’utiliser des cookies.

Un cookie est un petit fichier texte stocké sur le disque dur du terminal (ordinateur, tablette, smartphone, console de jeux connectée à internet, …) d’un internaute lors de la consultation d'un site internet, d’une publicité, de la lecture d'un email, de l'installation ou de l'utilisation d'un logiciel ou d'une application mobile et ce, quel que soit le type de terminal utilisé. Lorsque vous vous connectez à un site internet ou que vous naviguez sur une application mobile, un cookie peut être transmis à votre navigateur par le site ou l’application consulté(e). Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web à chaque nouvelle connexion.

Ainsi, sont collectées et stockées les informations suivantes dans les fichiers journaux des serveurs d’Aareon. Cela comprend :

• La façon dont vous avez utilisé le service concerné, telles que vos requêtes de recherche ;
• Votre adresse IP ;
• Des données relatives aux événements liés à l’appareil que vous utilisez, tels que plantages, activité du système, paramètres du matériel, type et langue de votre navigateur, date et heure de la requête et URL de provenance.

Les cookies utilisés pour collecter les données de journalisation n’ont pas besoin de consentement préalable étant nécessaires au fonctionnement du Portail Locataire.