Les termes et expressions suivants ont, sauf précision contraire, le sens qui leur est donné ci-dessous s’ils apparaissent avec leur première lettre en majuscule, qu’ils soient au singulier ou au pluriel.

« Utilisateur » :  désigne indépendamment tout utilisateur du Portail Locataire, locataire de la SEMAC, ayant accepté les présentes CGU.

« Compte » : espace dédié à l’Utilisateur auquel il accède à partir du Portail Locataire en utilisant son Identifiant, lui permettant d’accéder à certaines informations et d’effectuer certaines actions.

« Identifiant » : terme désignant le mail renseigné par l’Utilisateur et le mot de passe choisi pendant l’étape de création du Compte, permettant de reconnaître l’Utilisateur et d’autoriser l’accès à son Compte.

« Données personnelles ou Données » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une "personne physique identifiable" une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Responsable de traitement » : la personne morale (entreprise, commune, etc.) ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un Traitement de Données personnelles, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser, à savoir la SEMAC.

« Traitement de Données personnelles ou Traitement de Données » : désigne une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des Données personnelles, que ce soit sur support informatique ou papier.

« Personne Concernée » : personne physique identifiée ou identifiable dont les Données Personnelles sont Traitées.

« Réglementation Applicable » : toute réglementation applicable aux Données personnelles et en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des Données personnelles et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD) ainsi que la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

« Politique de confidentialité » : document réalisé par la SEMAC ayant pour objectif de vous informer des Traitements de Données vous concernant conformément aux articles 12, 13 et 14 du RGPD.

« Widget » : Contraction des mots Windows et gadget, pour désigner un élément graphique présent sur un Portail Locataire et permettant d'accéder à un service.

Les CGU définissent les obligations des Utilisateurs concernant l’utilisation du Portail Locataire.

En cas de non-respect des présentes CGU, la SEMAC se réserve le droit, sans préavis, de bloquer le Compte concerné de façon temporaire ou définitive.

L’acceptation des CGU vaut engagement ferme et définitif de l’Utilisateur quant au respect des conditions d’utilisation du Portail Locataire. Ainsi, toutes actions réalisées sur le Portail Locataire par l’Utilisateur relève de sa responsabilité exclusive. L’Utilisateur renonce à engager la responsabilité de la SEMAC concernant un ou plusieurs des faits ou événements liés à non-respect des présentes CGU.

Ainsi, il appartient à l’Utilisateur de fournir des informations réelles et conformes à la réalité. L’enregistrement d’informations fausses ou erronées de la part de l’Utilisateur sur le Portail Locataire relève de sa seule responsabilité.

La SEMAC s'efforce dans la mesure du possible de maintenir accessible l'ensemble de ses services (Cf. Article 8), 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, mais n'est tenu à aucune obligation d'y parvenir. Le site met en œuvre tous moyens mis à sa disposition pour assurer un accès de qualité à ses services. L’obligation étant de moyens, le site ne s’engage pas à atteindre ce résultat.

L’accès aux services du Portail Locataire peut à tout moment faire l’objet d’une interruption, d’une suspension, d’une modification sans préavis pour une maintenance ou pour tout autre cas.

L’utilisateur s’engage à ne réclamer aucune indemnisation suite à l’interruption, à la suspension ou la modification de ces CGU ainsi que pour les risques liés à l’utilisation des informations et contenu du site.

Il est rappelé que la SEMAC peut mettre fin ou modifier les caractéristiques de ses services à tout moment, et cela sans préavis

L’Utilisateur reconnaît et accepte que le contenu du site et notamment, mais non exclusivement, les textes, photographies, vidéos, logiciels et programmes, sons, musiques, mise en page, charte graphique, logos, design ou toute autre information ou support présenté par la SEMAC ou ses annonceurs, sont protégés par leurs droits d'auteurs, marque, brevet et tout autre droit de propriété intellectuelle ou industrielle qui leur sont reconnus selon les lois en vigueur.

L’Utilisateur ne peut en aucun cas utiliser, imprimer ou reformater le contenu du Portail Locataire à des fins autres que privées. Ces informations ne peuvent notamment pas être utilisées à des fins commerciales, être reproduites sur un site Internet, ou compilées par le biais d'un logiciel de recherche, d'un méta-moteur ou d'un aspirateur de site. Il s'engage à ne pas télécharger, reproduire, transmettre, vendre ou distribuer le contenu du Portail Locataire.

Chacun reconnaît que les informations et les bases de données accessibles sur Portail Locataire sont la propriété de la SEMAC.

Pour pouvoir accéder au Portail Locataire, l’Utilisateur doit disposer d’un accès à Internet et du matériel nécessaire, notamment d’un ordinateur, d’un modem ou de tout autre outil de connexion permettant de se connecter à Internet, ainsi d’une adresse mail valide.

Le Portail Locataire est compatible avec les principaux navigateurs à partir des versions :

• Internet Explorer 11
• Firefox 33x
• Chrome 38.x
• Safari 7.x

Le Portail Locataire est compatible pour les navigateurs mobiles à partir des versions :

• Android 4
• IOS 9

Il appartient à l’Utilisateur de mettre à jour son navigateur pour pouvoir accéder au Portail Locataire.

L’Utilisateur déclare avoir pris connaissance des caractéristiques et des limites d’Internet décrites ci-dessous :

• Que les transmissions de données sur Internet ne bénéficient que d’une fiabilité technique relative et que nul ne peut garantir le bon fonctionnement d’Internet ;
• Que la SEMAC a pris d’importantes mesures de sécurisation de l’accès au Portail Locataire au titre d’une obligation de moyens, mais que les données circulant sur Internet peuvent faire l’objet de détournements, et qu’ainsi la communication de mots de passe, codes confidentiels, et plus généralement, de toute information à caractère sensible est effectuée par l’Utilisateur à ses risques et périls ;
• Qu’Internet est un réseau ouvert et les informations transmises par ce moyen ne sont pas protégées contre les risques de détournement, d’intrusion frauduleuse, malveillante ou non autorisée dans le système d’information de l’Utilisateur, de piratage, d’altération ou d’extraction non autorisée de données, de modifications, altérations malveillantes de programmes ou fichiers ou de contamination par des virus informatiques. Qu’il lui appartient par conséquent de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger ses propres données et/ou logiciels stockés sur ses serveurs de la contamination par des virus comme de tentatives d’intrusion dans son système informatique par des tiers via le service d’accès.

En conséquence de ce qui précède, et en parfaite connaissance des caractéristiques d’Internet, l’Utilisateur renonce à engager la responsabilité de la SEMAC concernant un ou plusieurs des faits ou événements mentionnés ci-dessus sauf manquement à son obligation de moyens.

Le Portail Locataire est hébergé sur les serveurs de Aareon France situés en Allemagne. La SEMAC n’a pas la maîtrise des serveurs d’Aareon France. Ainsi, le Portail Locataire peut être momentanément inaccessible en raison d’une maintenance des serveurs d’Aareon France. Le cas échéant, la SEMAC s’engage à vous informer de l’indisponibilité du Portail Locataire et à vous informer dès que celui-ci est de nouveau disponible.

Pour autant, la SEMAC met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données. Dans le cas où nous faisons appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, nous nous assurons systématiquement qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et leur faisons signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD. Pour en savoir plus sur comment la SEMAC sécurise vos données, consultez notre Politique de confidentialité accessible sur notre site Internet : https://semac.re.

Vous avez la possibilité de vous inscrire au Portail Locataire directement depuis notre site Internet.

Pour cela, cliquez sur l’onglet « Espace Locataire », en haut à droite, puis sur « Création de compte ». Il vous sera alors demandé de compléter un formulaire. Une fois le formulaire complété, cliquez sur « Créer un compte » (Cf. Fig. 1).

Fig. 1 :

L’inscription au Portail Locataire nécessite le numéro de contrat du client qui est affiché sur votre avis d’échéance, ce qui nous permet de vous identifier. Une fois cette première information saisie correctement, il vous suffira de saisir votre Nom, une adresse mail valide et de choisir un mot de passe.

Pour finaliser l’enregistrement de votre inscription, vous devez accepter les conditions générales d’utilisation, en cochant la case associée, puis cliquer sur l’onglet « Créer mon compte » (Cf. Fig. 2).

Fig. 2 :

En cliquant sur la case à cocher « J’accepte les conditions générales d’utilisation », vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté sans réserve les présentes CGU. Il est rappelé que les CGU définissent vos obligations concernant l’utilisation du Portail Locataire. Nous vous invitons donc à bien lire les présentes CGU avant de cliquer sur cette case.

À l’enregistrement de l’inscription, l’Utilisateur recevra un mail de confirmation l’invitant à activer son Compte en cliquant sur un lien dans le mail. Son Compte ne sera activé qu’à cette condition. La validité de ce lien est de 3 mois. Vous êtes informé dans le mail de confirmation des modalités à suivre dans le cas où ce lien ne fonctionnerait pas.

Lors de la création d’un nouveau contrat de bail, il vous sera demandé de valider votre compte extranet. Un mail vous sera adressé. La validité de ce lien est de 3 mois. En cliquant sur le lien, vous serez renvoyé vers une page extranet. Sur cette page extranet, il vous sera demandé de compléter un formulaire afin de permettre l’enregistrement définitif de votre inscription. En cas de dépassement du délai de 3 mois précité, si vous souhaitez finaliser votre préinscription, merci de contacter la SEMAC à : contact@semac.re.  

Sur le formulaire de la page extranet, il vous sera demandé les Données suivantes :

• Adresse mail ;
• Numéro de téléphone portable ;
• Mot de passe ;
• Confirmation de votre mot de passe.

L’Utilisateur devra ensuite accepter les conditions générales d’utilisation, en cochant la case associée, puis cliquer sur « Confirmation » pour valider son inscription définitive au Portail Locataire.

Une fois inscrit, l’Utilisateur va pouvoir accéder au Portail Locataire à travers la page de connexion.

Pour accéder à la page de connexion, cliquez sur l’onglet « Espace Locataire », en haut à droite, comme à l’étape « Inscription manuelle » (Cf.  Article 6.2 « Inscription manuelle »), puis saisissez votre Identifiant. Cliquez ensuite sur « Se connecter ».

Comme indiqué lors de la phase d’inscription, l’Utilisateur choisit un mot de passe qui lui est propre, permettant de reconnaître l’Utilisateur et l’accès à son Compte.

Le mot de passe choisi par l’Utilisateur doit impérativement :

• Contenir 8 caractères minimum ;
• Contenir 2 chiffres.

À défaut, le mot de passe choisi par l’Utilisateur sera systématiquement refusé.

L’Identifiant est strictement personnel et confidentiel. Toute divulgation du mot de passe à autrui sous quelle que soit sa forme, est interdite.    

L’Utilisateur est responsable, dans les termes des CGU et selon le droit commun, des actes et agissements de toute personne utilisant son compte, même à son insu, et donc de la préservation de la confidentialité de ses Identifiant. La SEMAC n’est en aucun cas responsable de l’usurpation d’identité d’un Utilisateur. Si un Utilisateur suspecte une fraude, il doit en avertir immédiatement la SEMAC via l’adresse mail suivante : contact@semac.re.

La SEMAC informera l’Utilisateur sur la procédure à suivre pour récupérer son mot de passe. Tout accès via le mot de passe précédemment utilisé sera alors bloqué. 

Le présent article a pour objectif de vous informer des Traitement de Données personnelles ou Traitement de Données vous concernant, en application des articles 12, 13 et 14 du RGPD, mis en œuvre dans le cadre du Portail Locataire. Vous retrouverez également ces informations dans notre Politique de confidentialité accessible depuis toutes les pages de notre site Internet.`

7.1 Identité et coordonnées du Responsable de traitement,  

La SEMAC, 16b résidence Le Manchy - Rue Leconte de Lisle - 97470 - Saint-Benoît, est responsable des traitements réalisés dans le cadre du Portail Locataire.

7.2 Finalités

Les Données personnelles sont collectées et traitées par la SEMAC ont pour finalité de permettre à l’Utilisateur l’accès à son Compte et le fonctionnement des services associés (Cf. Article 8).

7.3 Base légale

La base légale d’un Traitement de Données personnelles est ce qui autorise légalement sa mise en œuvre, ce qui donne le droit à un organisme de traiter des Données personnelles. On peut également parler de « fondement juridique » ou de « base juridique » du Traitement de Données.

Le Portail Locataire est un service de la SEMAC faisant partie intégrante du contrat de bail. Le Portail Locataire permet de gérer le dossier locataire, procéder au paiement en ligne du loyer, modifier le mode de paiement, de relever les avis d’échéance, de suivre l’état des sollicitations de l’Utilisateur. Le Traitement de Données opéré par la SEMAC s’inscrit donc dans le cadre de l’article 6 1) b) du RGPD en vertu duquel le Traitement de Données personnelles est licite s’il est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la Personne Concernée est partie.

Ainsi, le Traitement de Données a pour base juridique l’exécution des prestations proposées par le Portail Locataire.

7.4 Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données

Les informations traitées par la SEMAC sont toutes nécessaires et obligatoires. A défaut, vous ne pourrez accéder à votre Compte et bénéficier des services du Portail Locataire. En particulier, l'adresse électronique pourra être utilisée pour l'administration, la gestion et l'animation desdits services.

7.5 Données traitées

Pour chaque contrat de bail, la SEMAC procède à une création de Compte sur le Portail Locataire. Sont utilisés pour la création du compte : N° dossier locataire, mail, numéro de téléphone, nom, prénom. Ces données sont issues de notre progiciel de gestion locative.

Lors de l’activation du Compte, nous collectons les renseignements suivants :

• Nom/ Prénom
• Adresse électronique
• Age / Date de naissance
• Identité bancaire

Ces Données personnelles sont traitées uniquement après votre première connexion au Portail Locataire. Vos données ne sont en aucun cas transmises à des partenaires de la SEMAC (cf. article 7.4 « Destinataires des données collectées »).

Vos renseignements personnels sont collectés par le biais de formulaire, à savoir :

• Formulaire d’inscription au site Web/Application mobile
• Saisie de réclamation et demandes
• Accès à « Mon dossier » permettant de changer des données à caractère personnel : RIB, activités professionnels, numéro téléphone, adresse mail
• Attestation d’assurance du logement
• Ajout d’occupants du logement non-signataire du bail : coordonnées avec nom, prénom, date de naissance et lien de parenté.

Vos renseignements sont également collectés par le biais de l’interactivité pouvant s’établir entre vous et le Portail Locataire et ce, de la façon suivante :

• Contact
• Gestion du site Web/Application mobile (présentation, organisation)

Nous utilisons les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :

• Mise à jour des informations du logiciel de gestion du contrat locataire
• Traitement des demandes clients locataires

Les autres Données personnelles traitées par la SEMAC dans le cadre du Portail Locataire ont pour origine notre logiciel de gestion locative. Les catégories de Données traitées et de destinataires de Données, leurs durées de conservation sont en tous points conformes à celles définies par la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). A cette fin, l’Utilisateur est invité à consulter les Délibérations CNIL n°2014-122 du 3 avril 2014, n° 2014-123 du 3 avril 2014 et n°2014-124 du 3 avril 2014 et peut en demander une copie :

• Par email : dpo@territoires.re.
• Par courrier postal : SEMAC - A l’attention du DPO - 16 b résidence Le Manchy - Rue Leconte de Lisle - 97470 - Saint-Benoît.

7.6 Destinataire des données collectées

Les Données enregistrées sur le Portail Locataire alimentent directement notre progiciel de gestion locative. Elles sont traitées exclusivement par les employés habilités de la SEMAC et son prestataire de services Aareon (ci-après « Aareon »), éditeur du Portail Locataire. Aareon assure uniquement l’hébergement et la maintenance du Portail Locataire (pour en savoir plus sur Aareon, cliquez ici).

Dans le cas où la SEMAC serait saisie d'une demande de communication de Données par un organisme se prévalant d'une disposition légale, nous nous assurons du caractère obligatoire de la disposition invoquée et veillons à ne transmettre que les Données strictement nécessaires. Avant de transmettre les Données, la SEMAC s’engage à opérer une sélection pour s'assurer que le destinataire accède aux seules Données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la justification de la communication. Les Personnes Concernées ne peuvent s'opposer à ce type de transmission, dès lors que la disposition légale est contraignante.

7.7 Sous-traitant

La SEMAC a signé avec Aareon des clauses conformes à l’article 28 du RGPD. Ainsi, lorsque Aareon traite des Données pour le compte de la SEMAC, propriétaire du Portail Locataire, il s'engage à respecter les obligations qui lui incombent au titre de la Réglementation Applicable.

Aareon garantit notamment qu’il :

• N’agit que sur instructions documentées de la SEMAC ;
• N’utilise pas les Données personnelles pour son propre compte, ni pour d’autres fins que celles de l’exécution de son contrat de prestations de service ;
• Ne communique pas, ni ne cède les Données personnelles à des tiers non autorisés ;
• Sur demande la SEMAC, collabore à la réalisation de toute analyse d’impact et coopère avec les autorités de protection des données compétentes, notamment en cas de demande d’information ou de contrôle de la CNIL ;
• Ne communique à aucun moment les Données personnelles à une entité gouvernementale ou toute autre autorité y compris sur réquisition légale ou réglementaire, sans notification préalable à la SEMAC à moins qu'elle ne soit tenue d'y procéder en vertu du droit de l'Union européenne. Dans ce cas, Aareon informe la SEMAC de cette obligation juridique avant communication des Données, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public ;
• Ne recourt pas aux services d’un autre sous-traitant sans l’accord écrit préalable de la SEMAC qui peut s’opposer au recours à un nouveau sous-traitant en informant Aareon par tout moyen. En tout état de cause, Aareon doit conclure un contrat avec son sous-traitant comprenant des obligations au moins équivalentes à celles auxquelles il est tenu ;
• Collabore et assiste la SEMAC, en tenant compte de la nature du Traitement de Données personnelles, en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, afin de répondre aux demandes des personnes concernées en vue d'exercer leurs droits prévus par la Réglementation Applicable ;
• Met en œuvre toutes les mesures nécessaires techniques et organisationnelles pour assurer :
  • La sécurité physique et logique des Données personnelles contre toute atteinte intentionnelle ou non intentionnelle notamment les mesures requises en vertu des articles 32 à 36 du RGPD (« Section 2 Sécurité des données à caractère personnel ») ;
  • La confidentialité des Données personnelles en veillant notamment à ce que les personnes autorisées à traiter les Données personnelles s'engagent à respecter la confidentialité desdites Données afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
• Informe la SEMAC de toute faille de sécurité dans les 48h après en avoir pris connaissance et prend toutes les mesures nécessaires pour corriger celle-ci ;
• Selon le choix de la SEMAC, à l’issue de sa prestation de service supprime toutes les Données personnelles ou les restitue à la SEMAC sur le support convenu avec elle, et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l'Union européenne n'exige la conservation des données personnelles. Cette restitution ou destruction donnera lieu à l’établissement d’un procès-verbal daté et signé et remis à la SEMAC ;
• Met à la disposition de la SEMAC toutes les informations nécessaires pour permettre la réalisation d'audits, d’inspections, par la SEMAC ou un auditeur qu’aurait mandaté.

S’agissant des transferts de Données personnelles, Aareon s’engage à ne pas transférer les Données personnelles vers un pays hors de l’Espace Économique Européen sauf autorisation expresse de la SEMAC.

7.8 Durée de conservation des données

Les Données personnelles, enregistrées dans le Portail Locataire et notre progiciel de gestion locative, sont supprimées à compter du départ du locataire concerné ou, en cas de sommes restant dues, à compter du paiement complet des sommes dues à la SEMAC.

Les Données strictement nécessaires à l'accomplissement de ses obligations légales ou à la gestion d’un éventuel contentieux sont archivées par la SEMAC le temps nécessaire au respect de l'obligation en cause ou jusqu’à expiration des délais de prescription applicables.

Par ailleurs, la SEMAC est tenue d’archiver ces Données pour être en mesure de satisfaire à un contrôle de l’agence nationale de contrôle du logement social (ANCOL). Dans ce cas, les Données seront définitivement supprimées lorsque le contrôle ne pourra plus légalement s’opérer.

Concernant l’archivage des Données, la SEMAC s’engage :

• À procéder à un isolement des Données archivées au moyen d’une séparation logique (gestion des droits d’accès et des habilitations) pour les rendre inaccessibles aux employés de la SEMAC n’ayant plus d’intérêt à les traiter ;
• À limiter l’accès aux Données archivées aux seules personnes ayant un intérêt à en connaitre en raison de leurs fonctions.

1. Droits des personnes concernées

Les Personnes Concernées peuvent accéder aux données les concernant, les rectifier ou exercer leur droit à la limitation du traitement. Elles sont également informées de leur droit de retirer à tout moment son consentement ainsi que de leur droit à la portabilité, uniquement pour les Traitements de Données personnelles automatisés ayant comme fondement juridique le consentement préalable ou de l’exécution d’un contrat. Les Personnes Concernées disposent également du droit de s’opposer au traitement de leurs Données ou en demander l’effacement, sauf si elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat, au respect d’une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice pour la SEMAC.

Les Personnes Concernées peuvent exercer ces droits :

• Par email : dpo@territoires.re.

• Par courrier postal : SEMAC - A l’attention du DPO - 16 b résidence Le Manchy - Rue Leconte de Lisle - 97470 - Saint-Benoît.

L’Utilisateur qui demandera l’effacement de ses Données personnelles est informé qu’il ne pourra plus accéder aux services en ligne mis à disposition par le Portail Locataire.

Droit de donner des directives post mortem

Les Personnes Concernées ont la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données après son décès. Ces directives définissent la manière dont la Personne Concernée souhaite que soient exercés, après son décès, ses droits sur ses Données. La Personne Concernée peut transmettre ces directives en adressant un courrier ou un mail au DPO de la SEMAC, mentionnant en objet « Directives post mortem ». À tout moment, la Personne Concernée peut modifier ou révoquer ses directives.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si la Personne Concernée considère que ses droits ne sont pas respectés ou que la protection de ses Données n’est pas assurée conformément au RGPD, elle peut, à tout moment, introduire une réclamation directement sur le site Internet de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

7.10 Utilisation de cookies

Dans le cadre de l’utilisation et de la navigation sur le Portail Locataire, la SEMAC est susceptible d’utiliser des cookies. L’Utilisateur peut paramétrer son appareil pour enregistrer ou refuser les cookies, soit en fonction de l’émetteur des cookies, soit de façon systématique. L’Utilisateur peut également paramétrer son appareil pour que l’acceptation ou le refus des cookies soient proposés ponctuellement. Pour en savoir plus, consultez notre Politique Cookies, accessible en bas de notre site Internet, en cliquant sur « Gestion des cookies ».

Un cookie est un petit fichier texte stocké sur le disque dur du terminal (ordinateur, tablette, smartphone, console de jeux connectée à internet, …) d’un internaute lors de la consultation d'un site internet, d’une publicité, de la lecture d'un email, de l'installation ou de l'utilisation d'un logiciel ou d'une application mobile et ce, quel que soit le type de terminal utilisé. Lorsque vous vous connectez à un site internet ou que vous naviguez sur une application mobile, un cookie peut être transmis à votre navigateur par le site ou l’application consulté(e). Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web à chaque nouvelle connexion.

Ainsi, sont collectées et stockées les informations suivantes dans les fichiers journaux des serveurs d’Aareon. Cela comprend :

• La façon dont vous avez utilisé le service concerné, telles que vos requêtes de recherche ;
• Votre adresse IP ;
• Des données relatives aux événements liés à l’appareil que vous utilisez, tels que plantages, activité du système, paramètres du matériel, type et langue de votre navigateur, date et heure de la requête et URL de provenance.

La SEMAC propose sur cette plateforme dédiée à ses clients l'accès gratuit à des services en ligne de consultation de données relatives aux différents contrats dont ils bénéficient et à des services interactifs leur permettant de réaliser des opérations en ligne. Les utilisateurs accèdent notamment à :

• Un service de consultation de leur compte,
• Le paiement en ligne,
• La consultation d'informations de proximité,
• La saisie et le suivi de demandes en ligne techniques ou administratives.

 L’ensemble de ces services sera mis en ligne progressivement et sont décrits ci-après.

8.1 Widget « Mes contrats »

Permet aux locataires de consulter et de mettre à jour les principales données rattachées à leur contrat. Pour mettre à jour vos données, cliquez sur « Modifier » (Cf. Fig. 7). Plus spécifiquement, sont accessibles :

- Uniquement en consultation :

• Adresses des modules rattachés au dossier (adresse de l’escalier) ;
• Date d’entrée dans les lieux ;
• Montant du loyer facturé (quittancement) ;
• Montant des charges ;
• Occupant signataire du contrat de bail ;

- En consultation et mise à jour :

• Adresse de facturation (uniquement les personnes morales et locataires sous tutelle ou curatelle)

• Ajout d’un occupant :
  • Civilité ;
  • Nom, prénom ;
  • Date de naissance ;
  • Lien de parenté avec l’occupant signataire ;
  • Pièce justificative à joindre pour justifier la mise à jour (Exemples :  Livret de famille, jugement, etc.).

• Mise à jour d’un occupant (uniquement les occupants non signataires) :
  • Civilité ;
  • Nom, prénom ;
  • Date de naissance ;
  • Lien de parenté avec l’occupant signataire ;
  • Pièce justificative à joindre pour justifier la mise à jour (Exemples :  Livret de famille, jugement, etc.).

• Suppression d’un occupant : un message de confirmation de la suppression de la ligne sélectionnée s’affiche.

Toutes les mises à jour sont manuelles. Sur la base des Données et pièces justificatives communiquées, les mises à jour seront analysées par le personnel habilité du service Gestion Locative de la SEMAC dans les plus brefs délais. Une fois validée, ces mises à jour seront enregistrées dans le logiciel utilisé par la SEMAC pour la gestion locative et patrimoniale des logements et de leurs accessoires. L’Utilisateur est informé de l’état de ses mises à jour directement via le Portail Locataire, dans le Widget « Mes contrats ».

Permet à l’Utilisateur de consulter et de mettre à jour les Données personnelles liées à son Compte. Plus précisément, les Données relatives :

- Uniquement en consultation :

• Au numéro d’allocataire CAF.

- En consultation et mise à jour :

• Aux coordonnées :
  • Adresse mail de contact (« Email de contact ») ;
  • Numéro de téléphone du domicile (« Numéro Domicile ») ;
  • Numéro de téléphone mobile (« Numéro Mobile ») ;
  • Numéro de téléphone professionnel (« Numéro Travail »).

Les numéros Domicile et Mobile ne peuvent pas être remplacés par des numéros métropolitains ou étrangers. Le numéro Travail peut l’être.

• À la situation professionnelle :
  • Situation professionnelle ;
  • Profession ;
  • Identité de l’employeur ;
  • Adresse de l’employeur ;
  • Complément d’adresse de l’employeur ;
  • Code postal de l’employeur.
• À l’abonnement à la réception des Mails : permet à l’Utilisateur de refuser ou d’accepter de recevoir des alertes et notification par emails. Cette règle ne s’applique pas aux emails système (Exemple : validation d’une inscription, mise à jour des emails, etc.) ;
• À l’abonnement à la réception des SMS : permet à l’Utilisateur de refuser ou d’accepter de recevoir des alertes et notification par SMS.

Toutes les mises à jour sont manuelles. Sur la base des Données et pièces justificatives communiquées, les mises à jour seront analysées par le personnel habilité du service Gestion Locative de la SEMAC dans les plus brefs délais. Une fois validée, ces mises à jour seront enregistrées dans le logiciel PREM, édité par Aareon France. Le logiciel PREM est utilisé par la SEMAC comme support des Traitements de Données dans le cadre de la gestion locative.

Le Portail Locataire permet de recevoir des alertes et des notifications par mail ou SMS. Ces alertes et notifications sont indispensables au fonctionnement du Portail Locataire. Les alertes et notifications par mail et SMS sont activées par défaut. Pour autant, l’Utilisateur a la possibilité de paramétrer ses alertes et notifications directement depuis son Widget « Mon dossier » et de choisir entre l’une des deux possibilités (alerte ou notification par emails et/ou SMS).

Cette fonctionnalité permet à l’Utilisateur d’afficher les coordonnées de l’agence SEMAC et du « référent » associé à son dossier. L’Utilisateur a la possibilité d’envoyer un mail à l’agence SEMAC ou à son référent.

Permet à l’Utilisateur de mettre à jour son mot de passe. Pour cela, il suffit de saisir le mot de passe en vigueur, de renseigner le nouveau et le confirmer. La structure du mot de passe doit respecter celle définie pour l’inscription (par défaut 8 caractères dont 2 chiffres). Pour valider son nouveau mot de passe, l’Utilisateur doit cliquer sur « Modifier ».

Le locataire peut accéder au solde de son compte, ainsi qu’au détail sur une période donnée. Si son compte est débiteur, il peut effectuer un paiement partiel ou total de son solde. Pour payer en ligne, l’Utilisateur doit cliquer sur « Paiement en ligne ». Il peut également opter pour le mode de prélèvement automatique en cliquant sur « Demande de prélèvement automatique ».

Le Portail Locataire permet aux Utilisateurs de payer en ligne leur loyer. Le paiement en ligne se fait en 3 principales étapes.

Étape 1 :  Choisir le montant à payer

Par défaut, il s’agit du montant de votre dette. Le montant de la dette est celui du solde du compte du jour. Le montant à régler en ligne tient compte de l’aide au logement prévisible.

Le locataire a le choix du montant à régler en ligne puis clique sur « Valider ».

Étape 2 :  Le locataire est redirigé vers le système bancaire

Le paiement se fait à distance par carte bancaire. A l’issue de l’étape 1, le locataire est redirigé vers le système bancaire de l’organisme financier intervenant dans la gestion des comptes de la SEMAC.

Les Données strictement nécessaires à la réalisation d'un paiement sont par défaut :

• Le numéro de la carte ;
• La date d'expiration ;
• Le cryptogramme visuel.

Le cryptogramme visuel n’est pas conservé au-delà de la transaction. Les autres Données sont archivées 13 mois, suivant la date de débit aux fins de gestion des réclamations.

La SEMAC s’engage à ce que ses prestataires, réalisant le stockage des Données relatives à la carte bancaire pour son compte, signent des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.

Par ailleurs, la SEMAC s’engage à respecter et veille au respect par ses prestataires de l’ensemble des recommandations de la CNIL concernant le paiement à distance par carte bancaire (Délibération n° 2018-303 du 6 septembre 2018), notamment :

• À utiliser uniquement des services de paiement en ligne conformes aux référentiels reconnus en matière de sécurisation de données relatives à la carte au niveau européen ou international ;
• À s'assurer de la conformité du traitement aux exigences du RGPD, au travers notamment de la mise en œuvre d'une démarche de gestion des risques de manière à déterminer les mesures de sécurité organisationnelles et techniques nécessaires ;
• À adopter une politique de gestion stricte des habilitations, ne donnant accès au numéro de la carte de paiement des locataires que lorsque cela est rigoureusement nécessaire ;
• À mettre en œuvre mesures d'obfuscation (masquage de tout ou partie du numéro de la carte lors de son affichage ou de son stockage) ou de remplacement du numéro de carte par un numéro non signifiant (« tokenisation ») afin de limiter l'accès aux numéros de cartes ;
• À sensibiliser le personnel aux risques de fraudes en matière de données relatives à la carte bancaire et aux mesures de sécurité permettant de les éviter ;
• À ne pas enregistrer les données relatives à la carte de paiement localement, sur l'équipement terminal des locataires et à ne pas les inciter à procéder à un tel enregistrement, ces équipements n'étant pas conçus pour assurer la sécurité de ce type de données ;
• À prendre les mesures nécessaires pour se prémunir contre toute atteinte à la confidentialité des Données relatives à la carte bancaire transitant, notamment à mettre en œuvre des mesures techniques visant à rendre ces Données incompréhensibles à toute personne non autorisée ;
• Lorsque les Données relatives à la carte de paiement sont conservées aux fins de gestion des réclamations, à mettre en œuvre des mesures techniques visant à prévenir toute réutilisation illégitime, notamment à stocker les numéros de la carte de paiement sous forme hachée avec utilisation d'un secret qui ne soit pas conservé dans le même espace de stockage ;
• À mettre en place des moyens d'authentification renforcée du titulaire de la carte de paiement, visant à s'assurer que celui-ci est bien à l'origine de l'acte de paiement à distance.

Enfin, la SEMAC s’engage à ce que le titulaire de la carte soit informé de toute compromission de ses données bancaires afin qu'il prenne les mesures appropriées pour limiter les risques de réutilisation frauduleuse de sa carte (contestation de paiements frauduleux, mise en opposition de la carte, etc.).

Étape 3 : Information sur l’état du paiement

À cette étape, le locataire est informé de l’état de son paiement (accepté, rejeté, …).

Optez pour le prélèvement automatique

Le mode de prélèvement automatique permet de simplifier les paiements récurrents et de les automatiser de manière formelle. Le passage en mode prélèvement automatique respecte le formalisme imposé en matière de prélèvement par mandat SEPA et les conditions fixées par l’article 1316-1 du Code civil. 

Le passage en mode prélèvement automatique se fait en 3 étapes principales :

Étape 1 : Saisie des coordonnées bancaires et personnelles de l’individu

À cette étape, un menu déroulant permet à l’Utilisateur d’enregistrer le contrat de bail concerné. Vous devez ensuite renseigner vos coordonnées bancaires, le nom et prénom du titulaire du compte à débiter ainsi que son adresse, ville et code postal. Enfin, il vous sera demandé de choisir la date de prélèvement et la référence souhaitée pour le prélèvement.

Si vous avez déjà opter pour le mode de prélèvement automatique, vous pouvez à cette étape modifier vos coordonnées bancaires en cas de changement de numéro de compte et/ou banque.

Le cas échéant, les dates de prélèvement saisies dans le Portail Locataire seront les mêmes que celles enregistrées dans le logiciel utilisé par la SEMAC pour la gestion locative et patrimoniale des logements et de leurs accessoires (cf. « ARTICLE 7 - RGPD »)

Étape 2 : Vérification de la saisie et réception du code sms de sécurité

À cette étape, l’Utilisateur recevra un code à usage unique par SMS. L’Utilisateur doit ensuite saisir ce code dans le champ correspondant après avoir vérifié une dernière fois ses coordonnées bancaires. Il est convenu entre l’Utilisateur et la SEMAC que l’Utilisateur manifeste son consentement au prélèvement automatique en saisissant le code à usage unique reçu par SMS, lequel vaut signature électronique du mandat SEPA (cf. « Étape 3 : Identification par code sms reçu, génération du mandat SEPA signé électroniquement »).

Étape 3 : Identification par code sms reçu, génération du mandat SEPA signé électroniquement

Un mandat SEPA est généré depuis le Portail Locataire et téléchargeable au format PDF depuis le Portail Locataire. Il est demandé à l’Utilisateur de téléchargé et d’imprimer le document. Le mandat SEPA signé électroniquement engage le locataire et est établi en double exemplaire. Une copie du document est conservée par la SEMAC. La responsabilité de la SEMAC ne saurait être engagée en cas de défaut de téléchargement du mandat SEPA signé électroniquement.

L’Utilisateur et la SEMAC conviennent que, sauf preuve du contraire, les enregistrements dans le logiciel utilisé par la SEMAC pour la gestion locative et patrimoniale des logements et de leurs accessoires, le document PDF comportant la signature du l’Utilisateur ou bien leur reproduction sur un support électronique ou papier, font foi entre eux quant à l’existence d’un document signé par l’Utilisateur et quant à son contenu.

En cas de contradiction entre les supports, les enregistrements stockés dans le logiciel utilisé par la SEMAC pour la gestion locative et patrimoniale des logements et de leurs accessoires prévaudront.

Revenir à un autre mode de paiement

Le locataire débiteur peut, à tout moment, révoquer son mandat SEPA et mettre fin définitivement à tout prélèvement de la part de la SEMAC. La demande doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à votre agence (Cf. Article 8.3 Widget « Mes contacts ») en précisant a minima l’identifiant créancier SEPA (ICS) et la référence unique du mandat (RUM).  

L’opposition comme la révocation portent sur le moyen de paiement et sont indépendantes de la créance sous-jacente. Le cas échéant, le locataire débiteur doit honorer ses créances en utilisant d’autres moyens de paiement.

Permet au locataire de voir l’ensemble des opérations financières qu’il a effectué avec la SEMAC. 

Permet l’affichage des dernières actions réalisées par le locataire sur le Portail Locataire (Paiement en ligne, Mise à jour assurance, …). Il ne s’agit pas proprement d’un suivi de l’état de traitement des demandes locataires mais uniquement de l’historique des actions réalisées par les Utilisateurs eux-mêmes et l’état d’enregistrement de celles-ci.

Donne la possibilité au locataire de s’abonner (ou se désabonner) au service de dématérialisation de ses avis d’échéances.

Permet d’adresser une alerte via le Portail Locataire à l’Utilisateur. Il existe 2 types d’alerte :

• Disponibilité de l’avis d’échéances du mois ;
• Impayé et exigibilité du paiement.

Le Portail Locataire permet de recevoir des alertes et des notifications par mail ou SMS. Ces alertes et notifications sont indispensables au fonctionnement du Portail Locataire (Cf. Article 8.2 Widget « Mon dossier », pour le paramétrage des notifications).

Ci-dessous le catalogue des notifications disponibles :

Si l’utilisateur quitte le logement, pour quelque cause que ce soit, son compte sera désactivé le lendemain, à 0 h de la date de clôture du bail.

La loi française sera seule applicable aux présentes CGU à l'exclusion des règles de conflit. Tout litige dans l'interprétation et l'exécution des présentes sera porté devant les tribunaux français.

Le fait pour la SEMAC de tolérer le manquement par le client à l'une des obligations prévues par la présente convention, ou de ne pas appliquer un droit quelconque qui lui est reconnu par la présente convention, ne peut en aucun cas être interprété comme une renonciation de sa part à se prévaloir de ses droits.

Dans l'hypothèse où l'une quelconque des dispositions de ces CGU serait considérée illégale par une disposition d'ordre légale ou réglementaire, présente ou future, ou par une décision de justice revêtue de l'autorité de la chose jugée et émanant d'une juridiction ou d'un organisme compétent, ladite disposition serait considérée comme étant non écrite, toutes les autres dispositions conservant force obligatoire entre les parties.